Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel có còn đem lại hiệu quả?

Quản lý trung tâm ngoại ngữ là một công việc có vai trò quan trọng và không hề đơn giản. Trong những năm trước đây, Excel được coi là công cụ hữu ích, tiên tiến nhất, giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian, công sức và đặc biệt là nâng cao tính chính xác. Thế nhưng, với sự xuất hiện của rất nhiều phần mềm, công nghệ hiện đại, mô hình quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel đã không còn được đánh giá cao về tính hiệu quả. Mời bạn cùng VietnamJapan tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết bên dưới.

Excel là gì? Thực trạng khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Về cơ bản, Excel là một trong những phần mềm thuộc bộ Microsoft Office. Chức năng chính của Excel đó là lưu trữ thông tin, dữ liệu, hỗ trợ người dùng tính toán và xử lý dữ liệu theo các thuật toán. Như vậy, chúng ta có thể làm việc với lượng thông tin lớn mà vẫn giữ được độ hiệu quả, chính xác cao.

Vì những tính năng đó, trong nhiều năm qua, Excel rất được tin dùng tại các trung tâm giáo dục nói chung và trung tâm ngoại ngữ nói riêng nhằm quản lý thông tin học viên, tính toán ngân sách, thu chi. Ở thời điểm hiện tại, chúng ta có thể nhận thấy rằng có rất nhiều cuộc bàn luận xoay quanh tính hiệu quả, khả dụng của Excel đối với công việc quản lý giáo dục.

Điều này diễn ra là bởi những phần mềm, công nghệ mới tiên tiến hơn xuất hiện ngày càng nhiều và chứng minh được sự hiệu quả tuyệt vời. Hiện tại, ở hầu hết các trung tâm tiếng ngoại ngữ vừa và nhỏ, mô hình quản lý bằng Excel vẫn được áp dụng phổ biến bởi họ muốn tiết kiệm, tối ưu các chi phí và thực tế là dữ liệu cần xử lý của họ cũng không nhiều.

Thế nhưng, đối với những trung tâm có quy mô lớn, đông học viên thì Excel đã không còn được coi là giải pháp phù hợp nữa. Thay vào đó, các trung tâm này thường quyết định đầu tư vào những phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

Một số khó khăn khi chọn quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Không đảm bảo bảo mật thông tin

Hiện nay, bảo mật thông tin là một vấn đề rất được quan tâm và đây chính là điểm yếu lớn của mô hình quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel. Về cơ bản, khi thực hiện quản lý dữ liệu bằng Excel, chúng ta sẽ lưu trữ mọi thông tin quan trọng của cả trung tâm trên máy tính. Như vậy, rất dễ để các cuộc tấn công từ hacker diễn ra.

Mặt khác, hình thức lưu trữ này còn dễ dàng bị ảnh hưởng nếu một nhân viên có ý đồ xấu, đánh cắp thông tin của bạn, đặc biệt là các dữ liệu về học viên. Ngay cả khi cố gắng bảo mật bằng cách đặt mật khẩu, sự an toàn của các file Excel trên máy tính vẫn là rất thấp.

Dễ dàng xuất hiện sự nhầm lẫn

Dù là phần mềm có cơ chế tính toán tự động nhưng mọi dữ liệu đầu vào của Excel đều phải nhập thủ công. Do đó, việc nhầm lẫn, sai sót là điều hoàn toàn có thể xảy ra, đặc biệt là khi phải nhập lượng dữ liệu, thông tin quá lớn. Điều quan trọng là, chỉ một nhầm lẫn nhỏ khi tính toán dữ liệu, thông tin về cả một lớp học sẽ bị thay đổi theo. Như vậy, các giảng viên sẽ không thể nắm rõ được các thông tin về học viên trong lớp của mình.

Mặt khác, điều này cũng ảnh hưởng tới quá trình tính toán ngân sách, thu chi của cả trung tâm. Với sự phát triển, mở rộng quy mô của các trung tâm ngoại ngữ Excel không còn là phần mềm được đánh giá cao ở thời điểm hiện tại.

Không có sự đồng nhất trong quản lý

Nếu bạn đã từng tham gia quản lý các lớp học bằng phần mềm Excel, chắc chắn bạn sẽ biết rằng để lưu trữ thông tin học viên với số lượng lớn, chúng ta sẽ cần nhập thông tin vào rất nhiều file khác nhau. Vì lý do đó, một người không có đủ khả năng để quản lý, tính toán cả một hệ thống file dữ liệu như vậy. Thay vào đó, chúng ta cần tới cả một bộ phận nhiều người, đặc biệt là khi có số lượng học viên, dữ liệu lớn.

Chính bởi sự phân tách trong quá trình lưu trữ dữ liệu, rất khó để có sự đồng nhất khi quản lý. Đồng thời, sự phân tán này cũng là nguyên nhân lớn dẫn tới nhiều trường hợp sai lần, bất đồng thông tin giữa các bộ phận, lớp học.

Thụ động trong việc nhập xuất thông tin

Mục đích chính khi lưu trữ thông tin học viên tại các trung tâm ngoại ngữ đó là nhập xuất, sử dụng dụng dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng. Thế nhưng, phần mềm Excel không phải là một giải pháp tốt cho vấn đề này.

Tại các trung tâm ngoại ngữ, hàng tuần, thậm trí là hàng ngày đều có rất nhiều học viên tham gia mới hoặc học viên xin nghỉ. Do đó, việc cập nhật, nhập thông tin diễn ra vô cùng thường xuyên. Nếu quản lý bằng Excel, ở mỗi lần cần nhập thêm thông tin, bạn sẽ phải bỏ công tìm kiếm đến từng file của các lớp học. Như vậy sẽ rất mất thời gian.

Mặt khác, việc tra cứu thông tin trong hệ thống file cũng không hề đơn giản do nguồn dữ liệu bị phân tán, không có tính tập trung. Đó là lý do vì sao nhiều trung tâm ngoại ngữ đang hướng tới các công cụ nhập xuất hiệu quả, tân tiến hơn.

Tốn kém quá nhiều thời gian quản lý

Mặc dù trước kia, Excel được xem là công cụ giúp chúng ta quản lý thông tin hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhưng ở thời điểm hiện tại, điều này đã không còn chính xác nữa. Các công đoạn phức tạp trong cả quá trình nhập dữ liệu, lưu trữ, xuất dữ liệu khiến cho người quản lý tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại các trung tâm lớn, có nguồn thông tin dồi dào.

Khó khăn trong quản lý từ xa

Hiện nay, các mô hình quản lý từ xa xuất hiện ngày càng nhiều hơn và mang lại sự hiệu quả cũng như tính tiện lợi cực lớn. Thế nhưng, đây lại là mặt hạn chế của Excel bởi chúng ta không thể triển khai quản lý từ xa dựa trên phần mềm này.

Đây là điều khiến cho người quản lý gặp khó khăn khi tiếp cận, cập nhập thông tin, dữ liệu một cách liên tục, mọi lúc, mọi nơi. Đó chính là nguyên nhân dẫn đến rất nhiều tình trạng nghiêm trọng hơn như gian lận, trục lợi từ thông tin của trung tâm, biển thủ ngân sách…

Giải pháp lý tưởng để quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Như vậy, bạn có thể thấy rằng, phương pháp quản lý bằng Excel không còn phù hợp với những trung tâm ngoại ngữ nữa. Thay vào đó, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp hiệu quả hơn với những phần mềm công nghệ, có nhiều tính năng chuyên dụng.

Trên thực tế, các phần mềm này đã ra đời từ khá lâu, được nhiều người dùng tin tưởng sử dụng và ngày càng trở nên phổ biến hơn. Các phần mềm quản lý dữ liệu chất lượng giúp chúng ta giải quyết rất nhiều vấn đề nan giải mà Excel không thể làm được như tính toán tài chính, quản lý thông tin học viên liên tục, lưu trữ điểm số, bằng cấp.

Đặc biệt, thay vì người quản lý phải nhập dữ liệu như trước kia, mỗi khách hàng của trung tâm đều có thể tự mình cung cấp thông tin của mình vào hệ thống. Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian quản lý mà còn nâng cao tính chính xác.

Chính vì thế, hiện nay đa phần các trung tâm ngoại ngữ đều xây dựng cho mình cách phần mềm hiện đại, không chỉ nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy mà còn hỗ trợ quản lý vô cùng hiệu quả. Ngoài các phần mềm có sẵn, chúng ta còn có thể chủ động xây dựng cho mình một hệ thống riêng, bao gồm phần mềm với các tính năng riêng biệt, phù hợp cho từng trường hợp cụ thể, nhu cầu của trung tâm.

Mặc dù được sử dụng phổ biến trong một thời gian rất dài, thế nhưng Excel đã không còn là một giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ tối ưu. Với không ít các mặt hạn chế, Excel gần như không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin, dữ liệu của các trung tâm lớn. Vì thế, các phần mềm công nghệ, chuyên dụng đã xuất hiện và trở thành một hướng đi trong việc quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, tiện lợi hơn ở hiện tại cũng như tương lai lâu dài.