Cách quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Nhu cầu học ngoại ngữ hiện nay rất phổ biến. Vì thế nhiều trung tâm ngoại ngữ ra đời để đáp ứng những nhu cầu này. Không chỉ người lớn và các em học sinh từ nhỏ cũng đã bắt đầu tham gia các lớp học ngoại ngữ. Khi học viên trung tâm ngày có nhiều thì sẽ có những khó khăn diễn ra. Và để việc quản lý trung tâm ngoại ngữ được khoa học chuyên nghiệp, đòi hỏi người quản lý cần có những kinh nghiệm, kỹ năng triển khai phù hợp. Dưới đây là những cách quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả do Vietnamjapan đã tổng hợp bạn có thể tham khảo thêm.

Quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?

Quản lý trung tâm ngoại ngữ là tập hợp các công việc trong nghiệp vụ quản lý giáo dục tại trung tâm. Nhà quản lý trung tâm ngoại ngữ phải phối hợp với các phòng ban. Và đảm nhiệm tất cả các công việc như tuyển sinh, đào tạo, quản lý đội ngũ nhân viên/giáo viên. quản lý học viên, quản lý lương, thu chi…. Cụ thể người quản lý trung tâm cần hoàn thiện những công việc sau:

• Quản lý các hoạt động tuyển sinh của trung tiếng Anh như lập kế hoạch Marketing nhằm thu hút nhiều học viên.
• Quản lý học viên: thống kế số lượng học viên, phân chia lớp học dựa trên kết quả thi đầu vào, sắp xếp, thời khóa biểu vào các app quản lý trung tâm.
• Kết nối giữa giáo viên – học viên và giáo viên – trung tâm
• Quản lý nhân sự/giáo viên: xây dựng đội ngũ nhân viên có tinh thần chuyên nghiệp trong công việc, chiêu mộ nhiều giáo viên giỏi cho trung tâm.
• Quản lý các thu chi của trung tâm như bảng lương nhân viên/giáo viên, thu học phí học viên, chi các vấn đề phát sinh…
• Theo dõi và lấy ý kiến từ học sinh để tổng hợp đánh giá chất lượng giảng dạy, đưa ra các giải pháp để chương trình học đạt hiệu quả cao.

Những khó khăn trong quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay

Dưới đây là những khó khăn của người quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ thường gặp phải:

Quản lý học viên

Khi trung tâm có nhiều học viên thì đói hỏi người quản lý cần thống kế khoa học các thông tin của học sinh để dễ dàng quản lý, bao gồm thông tin học viên mới, học viên cũ, trình độ của từng học viên, phân loại học viên theo bài test đầu vào… Khối lượng công việc nhiều thì đòi hỏi người quản lý cần có phải sử dụng phần mềm để quá trình quản lý dễ dàng và đạt hiệu quả hơn. Một trong những phần mềm quản lý tốt được nhiều trường học sử dụng là Mona eLMS tích hợp nhiều tính năng mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm nhiều thời gian cho giáo viên.

Thông tin liên hệ công ty TNHH Mona Media

Quản lý lớp học

Người quản lý cần phải sắp xếp lớp theo trình độ của từng học viên, phân chia lịch học cho hợp lý phù hợp với thời gian rảnh của cả giáo viên và học viên. Vì thế nếu người quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm thì sẽ làm xáo trộn lịch học các giờ khác, ảnh hưởng đến chất lượng của học viên – giáo viên. Điều này đồng thời sẽ làm trung tâm bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Quản lý thu chi

Khi số lượng học viên đông, trung tâm ngoại ngữ sẽ có nhiều khoản chi cần phải thống kê bao gồm bảng lương giáo viên/nhân sự và các khoản chi cho trung tâm khác (như mua văn phòng phẩm, chi phí quảng cáo…). Đồng thời mức học phí của từng cấp độ học sẽ khác nhau, vì thế các khoản thu học phí cần người quản lý có kế hoạch quản lý tốt.

Quản lý nhân sự, giáo viên của trung tâm

Khi trung tâm ngoại ngữ càng phát triển, số lượng nhân sự/giáo viên sẽ gia tăng. Nếu người quản lý không có chuyên môn trong quản lý nhân sự của trung tâm mình sẽ dẫn để hệ thống nội bộ bị thiếu chuyên nghiệp. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo học viên của trung tâm.

Tương tác giữa trung tâm và phụ huynh

Việc tương tác với phụ huynh cũng góp phần ảnh hưởng đến danh tiếng của trung tâm ngoại ngữ. Người quản lý cần phải ghi nhớ các thông tin của giáo viên và học viên để quá trình tương tác với phụ huynh diễn ra thuận tiện. Trung tâm sẽ được đánh giá tốt bởi các phụ huynh của học viên.

Cách quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Để có cơ hội phát triển trung tâm anh ngữ đòi hỏi người quản lý cần có các kỹ năng. Dưới đây là những kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ được áp dụng phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

Cần xác định đối tượng học viên mục tiêu của trung tâm

Xác định đối tượng học viên mục tiêu của trung tâm là một bước khá quan trọng. Bước này ảnh hưởng tới việc xây dựng chương trình học và người quản lý tuyển chọn giáo viên cho trung tâm.

Vì thế người quản lý cần xác định rõ đối tượng khách hàng (học viên) của trung tâm là ai: học sinh, sinh viên hay là người đi làm. Khách hàng mục tiêu là trẻ em hay người lớn? Và học viên cần học để giao tiếp hay để thi chứng chỉ?

Xác định được đối tượng học viên hướng đến sẽ giúp người quản lý có phương án triển khai riêng. Và lưu ý nên chọn một tệp khách hàng riêng để trung tâm chú trọng Marketing và là thể mạnh cho trung tâm.

Xây dựng đội ngũ nhân viên trung tâm chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên của trung tâm bao gồm giáo viên, nhân sự. Người quản lý cần tạo những buổi training cho nhân viên của mình trong các gói khóa học trung tâm đang hướng đến để giúp học viên thấy được tính chuyên nghiệp trong tư vấn.

Không những vậy, việc tuyển chọn giáo viên dạy học cũng cần được chú trọng. Các giáo viên cần có kinh nghiệm đứng lớp, có kỹ năng truyền tải kiến thức đến học viên. Không những vậy, giáo viên cần có những bằng cấp phù hợp với từng lớp đảm nhận của trung tâm.

Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dịch vụ chăm sóc khách hàng bao gồm việc tương tác với học viên/phụ huynh. Người quản lý cần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc học viên bằng cách tạo những buổi họp nói về văn hóa trung tâm, kỹ năng nói chuyện với khách hàng. Đấy là yếu tố khá quan trọng để học viên có thể đánh giá và truyền thông miệng, mang lại danh tiếng cho trung tâm.

Lên kế hoạch truyền thông Marketing cho trung tâm

Kinh doanh giáo dục hiện nay đang cạnh tranh phổ biến. Nhu cầu học ngoại ngữ nhiều nên cũng có rất nhiều trung tâm ra đời và cạnh tranh với nhau. Vậy để có thể đứng vững trên thị trường, đòi hỏi người quản lý cần có kế hoạch Marketing phù hợp. Từ đó mới có cơ hội tiếp cận đến những tệp khách hàng mục tiêu của trung tâm ngoại ngữ của mình.

Để triển khai chiến lược truyền thông đạt kết quả cao, người quản lý cần nghiên cứu những nhu cầu thực tế của nhóm đối tượng học viên mục tiêu hướng đến. Và đưa ra được những giá trị mà trung tâm của mình mang đến cho khách hàng tiềm năng. Chiến lược Marketing có thể triển khai ở các kênh truyền thống, các kênh online như SEO, Social Media Marketing, chạy quảng cáo…

Xây dựng hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ

Và để các công việc của trung tâm được quản lý có hệ thống, quy trình rõ ràng. Người quản lý cần xây dựng những chương trình để đánh giá năng lực của từng nhân viên, đạt rõ KPI và phần thưởng khuyến khích. Có thể triển khai theo tháng/quý/năm để nhân viên trung tâm có tinh thần trong công việc.

Tuy nhiên, để tối ưu nhiều thời gian/công sức trong các hoạt động nghiệp vụ tại trung tâm, quá trình quản lý trung tâm đạt hiệu quả cao. Việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chất lượng sẽ giúp trung tâm được chuẩn hóa hơn.

Phần mềm sẽ tích hợp nhiều tính năng cần thiết, cho phép người quản lý có thể tổng quát hết mọi công việc được dễ dàng, chuyên nghiệp nhất. Và những tính năng nổi trội được kể đến bao gồm:

• Quản lý học viên, giáo viên, nhân sự
• Quản lý tương tác giữa trung tâm và phụ huynh/học sinh dễ dàng
• Sắp xếp lịch học hợp lý, đảm bảo không bị trùng lịch của giáo viên
• Quản lý học phí của học viên, lương nhân viên/giáo viên dễ dàng
• Tích hợp thi online, thi trắc nghiệm, chấm thi

Và còn nhiều tính năng khác mà chỉ khi bạn trải nghiệm mới có thể hiểu được sự cần thiết phần mềm quản lý ở mọi trung tâm ngoại ngữ hiện nay.

Quản lý trung tâm ngoại ngữ không phải là điều dễ dàng, trên đây là những khó khăn và kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ được ứng dụng phổ biến. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về cách quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả nhất.