Chất lượng là điều mà mọi công ty luôn hướng tới và thường rất khó để đạt được hoàn hảo. Các vấn đề liên quan đến hiệu quả lao động và chất lượng xuất hiện hàng ngày trong kinh doanh. Vậy làm thế nào để một công ty có thể tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình? Câu trả lời là dựa vào tiêu chuẩn ISO 9000. Vậy ISO 9000 là gì? Cùng VietnamJapan tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
ISO 9000 là gì?
ISO 9000 là gì? Đây là một trong những tiêu chuẩn được công nhận rộng rãi nhất trên toàn thế giới. ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng. Nó đưa ra các hướng dẫn nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
Mục tiêu của ISO 9000 là gắn hệ thống quản lý chất lượng vào tổ chức để tăng năng suất, giảm chi phí không cần thiết và đảm bảo hiệu quả của các quá trình và chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.
ISO 9001: 2008 được công ty tư vấn phòng sạch áp dụng cho các doanh nghiệp và tổ chức từ mọi lĩnh vực. Cách tiếp cận theo định hướng quá trình giúp cho tiêu chuẩn cũng có thể áp dụng cho các tổ chức dịch vụ chứ không chỉ là trong sản xuất sản phẩm. Các hướng dẫn chung của nó cho phép tạo ra sự linh hoạt cần thiết đối với thế giới kinh doanh đa dạng ngày nay.
Lịch sử hình thành bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Đây là cơ quan quốc tế chuyên trách về tiêu chuẩn hoá. Số lượng chuyên gia trong đó đến từ hơn 160 quốc gia trên toàn thế giới.
Tiêu chuẩn đã trải qua các lần sửa đổi vào năm 2000 và 2008. Các phiên bản gần đây nhất là ISO 9000: 2015 và ISO 9001: 2015.
ISO 9000 hoạt động như thế nào?
ISO 9000 là một tập hợp các hướng dẫn giúp một công ty thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là ISO 9000 không phải là một tập hợp các yêu cầu cứng nhắc. Các tổ chức có thể linh hoạt trong cách thức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của mình. Chính điều này đã cho phép tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng được trong mọi tổ chức và doanh nghiệp ở mọi quy mô lớn, vừa và nhỏ.
Một khía cạnh quan trọng của ISO 9000 là cách tiếp cận theo định hướng quá trình của nó. Thay vì xem xét các phòng ban của công ty và các quy trình riêng lẻ, ISO 9000 yêu cầu công ty phải nhìn vào “bức tranh toàn cảnh”.
Tầm quan trọng của ISO 9000
ISO 9000 quan trọng vì nó quản lý chất lượng và quy trình. Công ty nào cũng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Nhưng quá trình tạo ra chúng từ dây chuyền sản xuất đạt chuẩn GMP, công nhân lành nghề… kết hợp mượt mà với nhau đem lại sản phẩm tốt nhất mới là thành công.
Với ISO 9000, một tổ chức có thể xác định gốc rễ của vấn đề phát sinh và từ đó tìm được giải pháp. Bằng cách nâng cao hiệu quả, lợi nhuận có thể được tối đa hóa.
ISO không chỉ hướng dẫn doanh nghiệp giải quyết vấn đề bên trong của họ mà còn giúp giải quyết vấn đề về khách hàng. Vì người tiêu dùng là yếu tố quan trọng nhất đối với một công ty, ISO 9000 làm cho khách hàng trở thành trọng tâm trong mọi hoạt động của họ.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những tiêu chuẩn gì?
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những nội dung sau:
- ISO 9001: 2015: Hệ thống quản lý chất lượng – Yêu cầu
- ISO 9000: 2015: Hệ thống quản lý chất lượng
- ISO 9004: 2018: Quản lý chất lượng – Chất lượng của một tổ chức – Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững (dựa trên cải tiến liên tục)
- ISO 19011: 2018: Đánh giá hệ thống quản lý
Các nguyên tắc ISO 9000 là gì?
Tập trung vào khách hàng
Khách hàng là một trong những yếu tố chính của một doanh nghiệp. Bằng cách hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì một tổ chức có thể nhắm mục tiêu chính xác để hành động. Cụ thể là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đang tìm kiếm.
Với dữ liệu thu thập được về nhu cầu của khách hàng, các nguồn lực có thể được phân bổ một cách hợp lý và hiệu quả. Và quan trọng hơn cả là khách hàng của doanh nghiệp sẽ ghi nhận sự cống hiến mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Điều này tạo nên sự tin tưởng của khách hàng. Và lòng trung thành của khách hàng là hành động quay trở lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Sự tham gia của mọi người
Huy động tất cả những người có liên quan cùng tập trung làm việc vô cùng quan trọng. Mọi người cùng chung sức vào một mục tiêu sẽ tạo động lực và trách nhiệm. Họ có xu hướng đổi mới và sáng tạo, đồng thời sử dụng hết những tiềm năng vốn có để hoàn thành dự án.
Tiếp cận theo quy trình
Kết quả đạt được sẽ ở trạng thái tốt nhất khi các hoạt động và nguồn lực được quản lý cùng nhau. Cách tiếp cận theo quy trình này có thể hạ thấp chi phí thông qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nhân sự và thời gian.
Nếu một quy trình được kiểm soát tổng thể, ban lãnh đạo có thể tập trung vào các mục tiêu quan trọng đối với “bức tranh lớn” để tối đa hóa hiệu quả.
Tiếp cận hệ thống quản lý
Việc kết hợp các nhóm quản lý khác nhau có vẻ giống như một cuộc đụng độ nguy hiểm của những kẻ khổng lồ. Nhưng nếu được thực hiện đúng cách thì sẽ tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả và hiệu quả.
Khi các nhà lãnh đạo tận tâm với mục tiêu chung của tổ chức, họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau. Từ đó, một hệ thống quản lý được hình thành bởi sự liên kết của các quy trình chính.
Sự cải tiến liên tục
Nếu toàn bộ doanh nghiệp nỗ lực cải tiến liên tục, các hoạt động sẽ được điều chỉnh để phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Sẵn sàng thay đổi và cải tiến phòng sạch, mua thiết bị phòng sạch chất lượng cao sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn để phản ứng nhanh với các cơ hội hay thách thức mới.
Ra quyết định dựa trên những tiếp cận thực tế
Các quyết định trở nên hiệu quả khi nó được đưa ra dựa trên cơ sở của việc phân tích, giải thích thông tin và dữ liệu thực tế.
Khi các công ty tạo thói quen này, họ sẽ chứng minh được tính hiệu quả của các quyết định trong quá khứ. Nó cũng giúp những người có linh quan tin vào các quyết định hiện tại và tương lai.
Quan hệ với nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp để đôi bên cùng có lợi. Một mối quan hệ tạo ra giá trị cho cả hai thì mới lâu dài bền vững.
Thông qua mối tương tác chặt chẽ với nhà cung cấp, cả hai tổ chức đều đạt được tối ưu hóa nguồn lực và chi phí.
ISO 9000 có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?
ISO 9000 giúp công ty có thể thực hiện các chương trình đánh giá khác nhau để kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng đang sử dụng.
Có ba loại đánh giá chính được sử dụng là đánh giá bên thứ nhất, thứ hai và thứ ba.
Đánh giá nội bộ doanh nghiệp là đánh giá của bên thứ nhất. ISO 9000 khuyến khích và yêu cầu sử dụng loại hình đánh giá này. Bởi các phản hồi này được lấy từ những người hiểu rõ nhất và tiếp xúc trực tiếp nhất với quá trình. Tuy nhiên, không có gì đảm bảo việc đánh giá này thực sự trung thực.
Do đó, đánh giá của bên thứ 2 là của người tiêu dùng. Tiêu chuẩn cho phép người tiêu dùng đánh giá hoạt động của một tổ chức.
Để thay thế cho đánh giá của bên thứ hai, nhiều công ty chọn nhận được chứng nhận ISO 9000 thông qua đánh giá của bên thứ ba. Trong trường hợp này, một tổ chức chứng nhận độc lập khác sẽ được sử dụng. Công việc của họ là đánh giá tổ chức ban đầu theo các hướng dẫn của ISO 9000.
Trên là toàn bộ những thông tin cần biết về tiêu chuẩn ISO 9000 là gì. Mỗi doanh nghiệp đều nên nhận biết và dựa vào chúng để tăng hiệu quả kinh doanh và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.